Conseils

Comment suivre les loyers impayés (avant qu'ils s'accumulent)

Mis à jour le 3 octobre 2026 · 6 min de lecture

Le loyer impayé a ceci d'étrange : plus votre portefeuille est petit, plus il met de temps à se faire remarquer. Avec cinquante logements, il y a une procédure. Avec deux, il y a vous, votre appli bancaire et l'hypothèse que tout va probablement bien.

La plupart du temps, c'est le cas. Mais avec « probablement bien », un impayé survit six semaines. Personne ne se cache et personne n'est négligent : rien dans votre organisation n'était chargé de le remarquer.

Voici comment repérer un mois impayé en quelques jours, quoi envoyer en premier et ce que votre suivi doit montrer si l'impayé finit en commandement de payer.

Comment savoir qu'un loyer n'a pas été payé ?

Un loyer impayé n'est visible que si chaque mois porte un statut explicite. Quand chaque logement affiche le mois comme encaissé, en attente ou en retard, un mois impayé se signale dès que vous regardez. RentDue fonctionne ainsi : le mois démarre en attente et passe en retard une fois l'échéance dépassée sans que vous l'ayez marqué encaissé. Sans statut, l'impayé se reconstitue après coup sur les relevés.

Tout repose sur l'état par défaut. Chaque mois démarre en attente et ne change que lorsque vous le marquez encaissé : un mois jamais touché reste visiblement en suspens au lieu d'avoir l'air en ordre. L'appli bancaire fait l'inverse : un virement qui n'est jamais arrivé n'y apparaît nulle part.

Que faire le jour où un loyer n'est pas payé ?

Le jour où un loyer n'est pas payé, la première étape est un message court et cordial demandant si le virement est bien parti, envoyé un ou deux jours après l'échéance. RentDue marque le mois en retard pour que vous sachiez quand l'envoyer ; le message part de votre téléphone, avec vos mots. Beaucoup de premiers retards s'arrêtent là, avec un paiement dans la semaine.

La plupart des conseils commencent par le commissaire de justice. Pour un locataire qui paie à l'heure depuis un an, c'est la mauvaise première étape : elle transforme un virement oublié en conflit, et vous aurez besoin de la bonne volonté de ce locataire si le problème s'avère réel. Le commandement de payer a son moment, mais ce n'est pas le premier jour.

1. Jour 1-2 : un message court. « Bonjour, je ne vois pas encore le loyer de ce mois. Pourriez-vous vérifier que le virement est bien parti ? » Demander, sans accuser.
2. Ne marquez le mois encaissé qu'à l'arrivée de l'argent. Une promesse de payer vendredi ne change pas le statut ; le paiement, si.
3. Gardez l'échange par écrit. SMS ou e-mail, pas seulement des appels. RentDue ne contacte pas votre locataire et ne garde aucun message : le fil de votre messagerie est la trace de ce qui a été dit, et quand.
4. Pensez à la caution dès le premier impayé. Si le bail prévoit une caution ou la garantie Visale, vous pouvez en réclamer le paiement dès le premier loyer impayé. Vérifiez les conditions de la vôtre avant d'en avoir besoin.

Que doit contenir le commandement de payer ?

Le commandement de payer, délivré au locataire par un commissaire de justice, doit indiquer notamment le délai de 6 semaines pour payer, le montant mensuel du loyer et des charges et le décompte de la dette. Ce décompte se construit mois par mois, et le suivi de RentDue en fournit la base pour chaque logement.

Ces étapes sont détaillées dans la fiche Loyers impayés et expulsion du locataire de service-public.fr, vérifiée le 6 août 2026. Cet article n'est pas un conseil juridique : avant un commandement de payer, votre cas relève d'un commissaire de justice ou d'un avocat.

Que garder pour chaque mois impayé ?

Pour chaque mois impayé, votre suivi a besoin de cinq éléments : le montant dû et son échéance, le statut, la date à laquelle vous avez confirmé le paiement, le justificatif et l'historique des messages avec le locataire. RentDue conserve les quatre premiers par mois et par logement, le justificatif en photo (ou en PDF sur Android) ; les messages restent dans votre téléphone ou votre boîte mail.

Une limite à connaître avant de vous y fier : la date enregistrée par RentDue est le jour où vous avez marqué le mois encaissé, pas le jour où l'argent est arrivé. En cas de litige, la preuve est le relevé bancaire et l'appli vous dit où chercher. RentDue n'encaisse pas le loyer non plus : l'argent continue d'arriver sur votre compte comme aujourd'hui.

De quoi a besoin un suivi des loyers impayés ?

Un suivi des loyers impayés a besoin de trois briques : un statut par mois et par logement, un rappel autour de l'échéance et une vue annuelle qui compare loyers attendus et loyers reçus. RentDue couvre les trois sur le téléphone, avec un rappel par défaut trois jours avant l'échéance, si vous autorisez les notifications, et un mois marqué en retard dès que la date est passée.

1. Un statut par mois et par logement. Encaissé, en attente ou en retard, fixé par vous et jamais deviné. L'état par défaut est en attente, si bien qu'un mois jamais touché reste visiblement en suspens.
2. Un rappel autour de l'échéance. Il ne met pas la pression au locataire : il déclenche votre vérification de trente secondes le premier jour plutôt que le quarantième. Dans RentDue, vous pouvez le placer le jour même de l'échéance, ou un ou sept jours avant.
3. Une vue annuelle. Loyers attendus contre loyers reçus sur l'année. Un écart entre les deux chiffres répond d'un coup d'œil à la question pour laquelle on épluche d'habitude les relevés.

Une remarque pratique : RentDue suit à partir du mois où vous commencez. L'appli ne remplit pas les mois précédents ; si un locataire vous doit déjà quelque chose d'avant, notez ce solde à part avant de la configurer.

Un tableur Excel suffit-il pour suivre les impayés ?

Un tableur Excel suffit pour suivre les impayés si vous l'ouvrez chaque mois et remplissez chaque ligne, et c'est justement l'habitude qui saute pendant un mois chargé. Le fichier ne prévient jamais ; une cellule vide ressemble à s'y méprendre à un mois que vous n'avez pas vérifié. RentDue apporte le rappel et le mois marqué en retard, pas les données, qu'un tableur garde tout aussi bien.

Si vous préférez garder le tableur, les avantages et les limites sont dans suivre ses loyers sans tableur Excel. Et si vous voulez un tableur qui part du loyer dû, le tableau Excel de suivi des loyers se télécharge sans inscription.

Existe-t-il une appli gratuite pour suivre les loyers impayés ?

RentDue est gratuit, avec publicité, jusqu'à 2 biens avec 3 logements chacun, sans compte et sans connexion bancaire. Pro lève cette limite et débloque l'export de l'année complète ; dans l'offre gratuite, l'export couvre les deux derniers mois en PDF. Pour un propriétaire avec un ou deux logements, la partie de l'appli qui surveille les impayés ne coûte rien.

Des outils payants font davantage, comme encaisser le loyer via leur plateforme ou étudier le dossier du locataire. Si vous voulez suivre les loyers impayés et garder un dossier propre, une appli gratuite et trente secondes par mois suffisent.

À lire ensuite : Suivi des échéances du bail : ne manquez plus une date de loyer ni de renouvellement · 5 signes qu'il vous faut une application de suivi des loyers