Modèle
Tableau Excel de suivi des loyers : modèle gratuit à télécharger
19 octobre 2026 · 6 min de lecture
La plupart des tableaux de suivi des loyers notent l'argent qui arrive. Cela fonctionne jusqu'au mois où il n'arrive pas : un loyer impayé n'a pas de paiement, donc pas de ligne, et un mois sans ligne ressemble beaucoup à un mois que vous n'avez pas encore vérifié. Quand vous vous en rendez compte, il y en a déjà deux.
Ce modèle fait l'inverse. Chaque logement a sa ligne chaque mois, avant l'échéance, avec le loyer déjà inscrit, et le loyer hors charges et les charges restent séparés comme sur une quittance. Vous notez ensuite ce qui arrive. Il se télécharge ici même, sans laisser d'e-mail ni créer de compte.
Téléchargez le modèle
Un fichier, cinq onglets, formules prêtes. S'ouvre dans Excel, Numbers, LibreOffice et Google Sheets.
download Télécharger le tableau gratuitQue contient ce tableau Excel de suivi des loyers ?
Le tableau Excel de suivi des loyers de RentDue est un seul fichier de cinq onglets : mode d'emploi, loyers, logements, bilan annuel et une liste de statuts. Il accueille 60 logements et 600 lignes mensuelles, assez pour une année d'un petit patrimoine, et quatre lignes d'exemple montrent le fonctionnement avant d'être supprimées.
- Loyers. Une ligne par logement et par mois : loyer dû, montant reçu, date de paiement, statut et reste dû.
- Logements. Chaque logement une seule fois, avec son bien, son locataire, le loyer hors charges, les charges et le jour d'échéance. Le loyer charges comprises se calcule seul, et c'est lui que l'onglet des loyers attend chaque mois.
- Bilan annuel. Vous choisissez l'année et vous lisez, par logement, le loyer dû, le reçu, le reste dû, les mois payés et les mois impayés, puis les mêmes totaux mois par mois.
Ce modèle sert à la location vide ou meublée à l'année. Si vous louez en courte durée, le modèle Excel pour la location saisonnière suit plutôt les réservations et les commissions des plateformes.
Comment utiliser un tableau Excel de suivi des loyers ?
Un tableau Excel de suivi des loyers fonctionne si vous ouvrez la ligne de chaque mois avant l'échéance, pas après. Dans celui de RentDue, vous créez vos logements une fois, ajoutez une ligne par logement en début de mois avec le loyer déjà inscrit et, quand le virement arrive, vous tapez le montant, la date et le statut. Cinq minutes pour démarrer, une minute par mois.
- Créez les logements. Dans « Logements », une ligne par logement : bien, un nom qui ne se répète pas, locataire, loyer hors charges, charges et jour d'échéance.
- Ouvrez le mois. Dans « Loyers », ajoutez une ligne par logement au 1er du mois. En choisissant le logement, le bien, le locataire et le loyer dû se remplissent seuls.
- Notez le paiement. Quand le virement arrive, tapez le montant et la date, et passez le statut à Payé. Un paiement partiel reste En attente, avec le reste dû en vue.
- Faites le point. Dans « Bilan annuel », tapez l'année en haut et lisez les totaux par logement et par mois.
- Nettoyez. Supprimez les quatre lignes marquées EXEMPLE avant de commencer pour de bon.
Pourquoi séparer le loyer et les charges dans le tableau ?
Le loyer et les charges se séparent dans le tableau parce que deux documents les séparent aussi : la quittance, que le bailleur remet gratuitement au locataire qui la demande, distingue le loyer et les charges, et en micro-foncier vous déclarez les loyers sans les charges. Le modèle de RentDue garde donc, pour chaque logement, le loyer hors charges, les charges et leur total.
La règle de la quittance figure à l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Elle atteste un paiement complet : un mois payé en partie reste « En attente » dans le tableau, avec le reste dû en vue.
Pour la déclaration, le régime micro-foncier s'applique quand vos loyers bruts ne dépassent pas 15 000 € par an, charges non comprises, avec un abattement forfaitaire de 30 % (fiche service-public.gouv.fr sur les revenus fonciers, vérifiée le 15 avril 2026). Au-delà, ou si vous optez pour le régime réel, la déclaration passe par le formulaire 2044. Ce tableau n'est pas un conseil fiscal : il vous donne les montants, et le choix du régime se discute avec votre comptable ou l'administration fiscale.
Que noter chaque mois pour chaque logement ?
Pour chaque mois et chaque logement, il faut noter six choses : le mois, le loyer dû, le montant reçu, la date de paiement, un statut et le reste dû. Le modèle de RentDue a une colonne pour chacune, parce que chacune répond plus tard à une question différente, de « qui est en retard ? » à « combien ai-je encaissé cette année ? ».
| Colonne | Ce qu'elle note | À quoi elle sert ensuite |
|---|---|---|
| Mois | Le mois auquel correspond le loyer | Une ligne par mois rend visible le paiement qui manque |
| Loyer dû | Le loyer charges comprises prévu au bail pour ce mois | Sans lui, impossible de distinguer un paiement partiel d'un paiement complet |
| Montant reçu | Ce qui est vraiment arrivé | Rapprocher le compte bancaire et les échanges avec le locataire |
| Date de paiement | Le jour où l'argent est arrivé sur votre compte | Savoir si le locataire paie à l'échéance |
| Statut | Payé, En attente ou Impayé, c'est vous qui le choisissez | Répondre à « qui est en retard ? » sans rien additionner |
| Reste dû | Loyer dû moins montant reçu | Ce qu'il reste à encaisser, mois par mois |
Pourquoi la plupart des modèles gratuits cachent-ils les impayés ?
La plupart des modèles gratuits cachent les impayés parce qu'ils ne notent que ce qui a été encaissé : la ligne apparaît quand un paiement arrive, donc un mois sans paiement ne laisse aucune trace. Le modèle de RentDue part de ce qui était dû. Chaque mois s'ouvre avec sa ligne et son reste dû, et un impayé reste visible comme un chiffre qu'on ne peut pas ignorer.
Vous avez trois ans pour réclamer un loyer ou des charges impayés, y compris après le départ du locataire (fiche service-public.gouv.fr sur la prescription des dettes locatives, vérifiée le 10 avril 2025). Gardez donc chaque ligne impayée jusqu'au règlement : c'est elle qui donne le montant et la date de la dette.
Comment gérer la révision annuelle du loyer dans le tableau ?
La révision annuelle du loyer se gère dans le tableau en tapant le nouveau montant dans « Loyer dû » à partir du mois où elle s'applique, sans toucher aux mois passés. Le bailleur peut réviser le loyer une fois par an selon l'indice de référence des loyers (IRL) de l'Insee, à condition que le bail prévoie une clause de révision.
La révision n'est pas automatique : elle s'applique à partir du jour où vous la demandez au locataire, et elle est perdue si vous ne la demandez pas dans l'année qui suit sa date. Elle est interdite pour certains baux conclus, renouvelés ou reconduits depuis le 24 août 2022 en métropole quand le logement est classé F ou G au DPE (fiche service-public.gouv.fr sur la révision du loyer, vérifiée le 8 août 2025). Notez la date de la demande dans la colonne Notes du mois concerné.
Que ne fait pas un tableau Excel de suivi des loyers ?
Un tableau Excel de suivi des loyers ne vous prévient pas avant l'échéance et ne marque pas seul un mois impayé : dans le modèle de RentDue, c'est vous qui choisissez chaque statut, et un mois que personne n'a rempli reste simplement vide. Il ne fait pas non plus les quittances et se met à jour sur un ordinateur, souvent quelques jours plus tard.
Quand ces limites commencent à vous coûter, RentDue fait le même travail depuis le téléphone, sans compte. L'app ouvre chaque mois pour chaque logement, vous prévient avant l'échéance si vous autorisez les notifications et garde un mois impayé à l'écran jusqu'à ce qu'il soit réglé. Elle est gratuite avec publicité pour 2 biens de 3 logements maximum chacun. Le bilan de l'année se consulte gratuitement, mais exporter l'année complète pour votre comptable est Pro. La comparaison avec les tableurs en général se trouve dans comment suivre ses loyers sans tableur.
Ce tableau Excel de suivi des loyers est-il gratuit ?
Le tableau Excel de suivi des loyers est gratuit : sans e-mail, sans inscription et sans macros, et vous pouvez l'utiliser pour vos logements ou pour ceux de vos clients. RentDue le propose comme point de départ pour qui préfère un tableur, et il fonctionne hors ligne dans Excel, Numbers et LibreOffice, ou en ligne si vous l'importez dans Google Sheets.
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download Télécharger le tableau gratuitÀ lire ensuite : Comment suivre ses loyers sans tableur · Comment suivre les loyers impayés
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Gratuit avec publicité : 2 biens de 3 logements maximum chacun et export des 2 derniers mois. Pro lève les limites et la publicité, exporte l'année complète et sauvegarde dans votre propre iCloud ou Google Drive.
