Guía
Cómo controlar los pagos del alquiler sin una hoja de cálculo
Actualizado el 3 de octubre de 2026 · 6 min de lectura
Empezaste con una hoja de cálculo. Quizá un Excel sencillo con columnas para el inquilino, la renta y una casilla de «pagado». Durante un tiempo, funcionó.
Luego llegó un segundo piso. O un inquilino se fue y tuviste que mover filas. Se te olvidó actualizar febrero. Marzo quedó marcado como pagado dos veces. Ahora miras una cuadrícula de celdas de colores y ya no sabes qué es cierto.
Casi todos los caseros pequeños empiezan con un Excel porque es gratis y conocido. Esta guía repasa dónde falla, qué debería sustituirlo, cuánto tiempo guardar los registros y en qué casos la hoja sigue siendo la mejor herramienta.
¿Por qué falla un Excel para controlar el alquiler?
Un Excel falla para controlar el alquiler porque guarda datos pero nunca los pide. La hoja no te avisa antes del día de pago, no señala un mes que nadie rellenó y depende de que mantengas su estructura intacta cada mes. RentDue nació para cubrir ese hueco: cada vivienda tiene un estado por mes, y un mes sin cobrar sigue a la vista hasta que lo resuelves.
- Mantenimiento manual. Cada mes añades filas, copias fórmulas y actualizas estados a mano. Te saltas un mes y la hoja se descuadra.
- Sin avisos. Un Excel no te toca el hombro cuando vence el alquiler para que compruebes si ha llegado.
- Errores silenciosos. Un clic equivocado pisa una fórmula o mueve un valor de columna, y el error se arrastra.
- Incómodo en el móvil. Editar celdas diminutas con el pulgar, de pie en el rellano, no es plato de buen gusto.
- Sin vista del año. Cuando llega la declaración de la renta, sumas totales a partir de doce pestañas.
¿Es mejor una libreta que un Excel para el alquiler?
Una libreta no es mejor que un Excel para el alquiler en cuanto tienes más de una vivienda: es más rápida de rellenar y tiene el mismo punto ciego. Nunca te da un resumen, así que no puedes echarle un vistazo y saber si todos los inquilinos están al día. RentDue mantiene la rapidez de la libreta y añade el resumen, y una libreta perdida se lleva el registro con ella.
Con una sola vivienda, un cuaderno de cuentas es perfectamente válido: apuntas el importe y la fecha, y listo. El problema empieza cuando la pregunta pasa a ser «¿han pagado todos?» y responderla exige pasar páginas.
¿Qué debería sustituir al Excel del alquiler?
El mejor sustituto del Excel del alquiler es una herramienta construida alrededor de la pregunta que te haces cada mes, «¿han pagado todos?», lo que significa controlar estados, no datos. RentDue la responde con un estado por vivienda y mes (pendiente, cobrado o no disponible), un mes nuevo que aparece solo y el mes marcado como vencido cuando pasa el día de pago.
Una hoja apunta el importe, la fecha y quizá una nota. Una app de control responde una pregunta por vivienda y mes. Es justo lo que necesitas un martes por la tarde cuando te preguntas si el inquilino del segundo piso se acordó de la transferencia, y es mucho más difícil de romper: no hay fórmula que pisar ni fila que borrar sin querer.
| Excel | Libreta | App de control del alquiler | |
|---|---|---|---|
| Un mes nuevo | Añadir filas y copiar fórmulas | Pasar la página | Aparece solo, con cada vivienda pendiente |
| Aviso antes del día de pago | Ninguno | Ninguno | Sí, por propiedad |
| «¿Han pagado todos?» | Revisar fila a fila | Pasar páginas | Una pantalla |
| Totales del año | Solo si las fórmulas sobrevivieron | Sumar a mano | Esperado frente a cobrado, ya calculado |
| Cálculos a medida | Cualquiera que sepas formular | Ninguno | Solo los que ofrece la app |
¿Qué debe tener una app para controlar el alquiler?
Una app para controlar el alquiler que merezca el cambio debe ser rápida, sencilla, cómoda en el móvil y capaz de funcionar sin conexión. Saber quién ha pagado debería llevar menos de diez segundos, y la app no debería pedirte contratos ni datos del inquilino antes de dejarte marcar un cobro. RentDue se diseñó contra esa lista, y las mismas cuatro pruebas sirven para cualquier otra app.
- Rapidez. Si la app tarda más en abrirse que tú en hacerte la pregunta, no es la herramienta.
- Sencillez. Necesitas marcar el alquiler como cobrado o pendiente. La gestión de contratos y las incidencias pueden esperar.
- Pensada para el móvil. Las dudas sobre el alquiler surgen fuera de casa, no delante del ordenador.
- Sin conexión. Una app que necesita internet falla justo cuando estás en una escalera sin cobertura.
Lo que normalmente no importa a esta escala: cobrar el alquiler a través de la app si tus inquilinos pagan por transferencia o Bizum, la integración con programas de contabilidad con uno a tres pisos, y un portal para inquilinos cuando tu inquilino ya tiene tu teléfono.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros del alquiler?
Los registros del alquiler deben guardarse mientras Hacienda pueda revisar el ejercicio: cuatro años, contados desde que termina el plazo para presentar la declaración, según el artículo 66 de la Ley General Tributaria. La renta de 2025, que se presenta en 2026, puede revisarse hasta 2030. RentDue guarda el historial mensual en tu móvil y una exportación lo convierte en un archivo para guardar.
El plazo está en el texto consolidado de la Ley General Tributaria del Boletín Oficial del Estado. En el plan gratis, RentDue exporta los dos últimos meses en CSV o PDF; exportar todo el historial es Pro. En cualquier caso, guarda una copia al cerrar cada año, junto a los recibos de los gastos que te vayas a deducir.
¿Cómo pasar de un Excel a una app de control del alquiler?
Pasar de un Excel a una app de control del alquiler lleva unos cinco minutos si empiezas por el mes actual: añades tus propiedades, das de alta las viviendas con su renta y marcas los cobros de este mes. RentDue no importa tu hoja ni rellena los meses anteriores a empezar, así que guarda el Excel como archivo de los años pasados.
No hace falta migrar años de historial. A partir de ahí, ponerlo al día lleva menos de un minuto al mes, frente al mantenimiento que pedía la hoja. Si un inquilino ya te debía algo cuando cambiaste, apunta ese saldo aparte antes de empezar.
¿Cuándo sigue siendo mejor un Excel?
Un Excel sigue siendo mejor si lo abres sin falta cada mes, necesitas cálculos que ninguna app ofrece o compartes el archivo con quien te hace la declaración. Para esos casos, la hoja sigue siendo la respuesta correcta: RentDue controla si llegó el alquiler, no los intereses de la hipoteca ni la amortización. También puedes usar las dos: la app para el mes y la hoja para la declaración.
Si te quedas con la hoja, empieza por una plantilla Excel de control de alquileres que abre cada mes con la renta que toca, para que ningún impago se esconda. La prueba es sencilla. Si la fila del mes pasado está rellena sin que hayas tenido que pensarlo, la hoja funciona.
Si estás leyendo esto porque marzo salió pagado dos veces, la causa es una herramienta que nunca avisa. Para uno o dos pisos, el caso completo está en controlar el alquiler con uno o dos pisos, y la opción gratis es una app para controlar el alquiler que lleva treinta segundos al mes.
Sigue leyendo: Control de alquiler para caseros con solo 1 o 2 propiedades · Por qué tus datos de alquiler deben quedarse en tu móvil, no en la nube
Prueba RentDue
RentDue es una app para controlar el alquiler pensada para caseros con pocas viviendas. Funciona sin conexión, sin cuenta y te dice quién ha pagado en segundos.
Gratis con anuncios: 2 propiedades de hasta 3 viviendas cada una y exportación de los 2 últimos meses. Pro quita los límites y los anuncios, exporta el año completo y guarda una copia en tu propio iCloud o Google Drive.
