Ratgeber

So verfolgen Sie Mietzahlungen ohne Excel-Tabelle

Aktualisiert am 3. Oktober 2026 · 5 Min. Lesezeit

Angefangen haben Sie mit einer Tabelle. Vielleicht einer einfachen Excel-Datei mit Spalten für Mieter, Miete und einem Häkchen bei „bezahlt“. Eine Zeit lang hat das gereicht.

Dann kam eine zweite Wohnung dazu. Oder ein Mieter zog aus, und Sie mussten Zeilen verschieben. Der Februar wurde nie nachgetragen. Der März steht zweimal als bezahlt drin. Jetzt sehen Sie auf ein Raster bunter Zellen und wissen nicht mehr, was stimmt.

Fast alle kleinen Vermieter beginnen mit Excel, weil es kostenlos und vertraut ist. Dieser Leitfaden zeigt, wo die Tabelle scheitert, was sie ersetzen sollte, wie lange Sie die Unterlagen aufbewahren und wann die Tabelle trotzdem das bessere Werkzeug ist.

Warum scheitert eine Excel-Tabelle an der Mietverfolgung?

Eine Excel-Tabelle scheitert an der Mietverfolgung, weil sie Daten speichert, aber nie danach fragt. Sie erinnert nicht vor dem Fälligkeitstag, markiert keinen Monat, den niemand ausgefüllt hat, und hängt davon ab, dass Sie ihre Struktur jeden Monat sauber halten. RentDue setzt genau dort an: Jede Einheit hat einen Status pro Monat, und ein offener Monat bleibt sichtbar.

• Handarbeit. Jeden Monat Zeilen anlegen, Formeln kopieren und Status von Hand pflegen. Ein ausgelassener Monat, und die Tabelle verrutscht.
• Keine Erinnerung. Eine Tabelle tippt Ihnen nicht auf die Schulter, wenn die Miete fällig ist.
• Stille Fehler. Ein falscher Klick überschreibt eine Formel oder verschiebt einen Wert, und der Fehler läuft weiter.
• Mühsam am Handy. Winzige Zellen mit dem Daumen bearbeiten, im Treppenhaus Ihrer Mietwohnung, macht niemandem Spaß.
• Kein Jahresüberblick. Für die Steuererklärung rechnen Sie Summen aus zwölf Reitern zusammen.

Ist ein Notizbuch besser als eine Excel-Tabelle?

Ein Notizbuch ist nicht besser als eine Excel-Tabelle, sobald Sie mehr als eine Einheit vermieten: Es ist schneller beschrieben und hat denselben blinden Fleck. Ein Notizbuch liefert nie eine Übersicht, Sie sehen also nicht auf einen Blick, ob alle Mieter bezahlt haben. RentDue behält die Schnelligkeit des Notizbuchs und ergänzt die Übersicht, und ein verlorenes Heft nimmt die Aufzeichnung mit.

Bei einer einzigen Wohnung ist ein Kassenbuch auf Papier völlig in Ordnung: Betrag und Datum notieren, fertig. Schwierig wird es, wenn die Frage „Haben alle bezahlt?“ lautet und die Antwort Blättern bedeutet.

Was sollte die Excel-Tabelle für die Miete ersetzen?

Ersetzen sollte die Excel-Tabelle für die Miete ein Werkzeug, das um die Frage jedes Monats gebaut ist: „Haben alle bezahlt?“ Gefragt ist also Status statt Daten. RentDue beantwortet sie mit einem Status pro Einheit und Monat (ausstehend, eingezogen oder nicht verfügbar), einem neuen Monat, der von selbst erscheint, und einer Überfällig-Markierung nach dem Fälligkeitstag.

Eine Tabelle hält Betrag, Datum und vielleicht eine Notiz fest. Eine Mieten-App beantwortet eine Frage pro Einheit und Monat. Genau das brauchen Sie an einem Dienstagnachmittag, wenn Sie sich fragen, ob die Mieterin im zweiten Stock an die Überweisung gedacht hat, und es lässt sich viel schwerer kaputt machen: keine Formel zum Überschreiben, keine Zeile zum versehentlichen Löschen. Wie Sie die Eingänge prüfen, ohne jedes Mal das Online-Banking durchzusehen, zeigt der Ratgeber Mieteingänge überwachen.

Worauf sollten Sie bei einer Mieten-App achten?

Eine Mieten-App, die den Wechsel lohnt, sollte schnell, einfach, fürs Handy gemacht und offline nutzbar sein. Zu sehen, wer bezahlt hat, sollte unter zehn Sekunden dauern, und die App sollte keine Verträge oder Mieterdaten verlangen, bevor Sie eine Zahlung markieren. RentDue wurde an dieser Liste ausgerichtet, und dieselben vier Prüfungen taugen für jede andere App.

• Tempo. Braucht die App länger zum Öffnen als Sie für die Frage, ist es das falsche Werkzeug.
• Einfachheit. Sie müssen die Miete als eingezogen oder ausstehend markieren. Vertragsverwaltung und Reparaturaufträge können warten.
• Fürs Handy gemacht. Fragen zur Miete kommen unterwegs auf, nicht am Schreibtisch.
• Offline-fähig. Eine App, die Netz braucht, versagt genau im Keller ohne Empfang.

Was in dieser Größe meist egal ist: Mietinkasso über die App, wenn Ihre Mieter per Dauerauftrag zahlen, eine Anbindung an Buchhaltungssoftware bei ein bis drei Wohnungen und ein Mieterportal, wenn Ihr Mieter ohnehin Ihre Telefonnummer hat.

Wie lange sollten Sie Mietunterlagen aufbewahren?

Mietunterlagen sollten Sie aufbewahren, solange das Finanzamt das Jahr noch prüfen kann. Nach § 169 der Abgabenordnung beträgt die Festsetzungsfrist vier Jahre, und sie beginnt nach § 170 mit Ablauf des Jahres, in dem Sie die Erklärung abgeben. Für die Erklärung 2025, abgegeben 2026, läuft sie bis Ende 2030. RentDue hält den Monatsverlauf auf Ihrem Handy.

Die Fristen stehen in § 169 AO (Stand: Oktober 2026); bei leichtfertiger Verkürzung sind es fünf, bei Hinterziehung zehn Jahre. Im kostenlosen Plan exportiert RentDue die letzten zwei Monate als CSV oder PDF; den gesamten Verlauf zu exportieren ist Pro. Legen Sie in jedem Fall zum Jahresende eine Kopie ab, zusammen mit den Belegen für die Werbungskosten.

Wie wechseln Sie von Excel zu einer Mieten-App?

Von Excel zu einer Mieten-App wechseln Sie in etwa fünf Minuten, wenn Sie mit dem aktuellen Monat beginnen: Immobilien anlegen, Einheiten mit ihrer Miete eintragen und die Zahlungen dieses Monats markieren. RentDue importiert Ihre Tabelle nicht und füllt keine Monate vor dem Start nach, also behalten Sie die Excel-Datei als Archiv der Vorjahre.

Jahre an Verlauf müssen Sie nicht übertragen. Danach kostet die Pflege weniger als eine Minute im Monat, statt des Aufwands, den die Tabelle brauchte. Hatte ein Mieter beim Wechsel schon Rückstände, notieren Sie den Betrag vorher separat.

Wann ist eine Excel-Tabelle trotzdem die bessere Wahl?

Eine Excel-Tabelle ist trotzdem die bessere Wahl, wenn Sie sie zuverlässig jeden Monat öffnen, Berechnungen brauchen, die keine App bietet, oder die Datei mit der Person teilen, die Ihre Steuererklärung macht. In diesen Fällen bleibt die Tabelle die richtige Antwort: RentDue verfolgt, ob die Miete kam, nicht Zinsen oder Abschreibung (AfA).

Beides zu nutzen geht auch: die App für den Monat, die Tabelle für die Anlage V. Eine Tabelle dafür, mit einer Spalte je Objekt, ist die Excel-Vorlage für Mieteinnahmen. Der Test ist einfach. Steht die Zeile des Vormonats drin, ohne dass Sie daran denken mussten, funktioniert die Tabelle.

Lesen Sie das hier, weil der März zweimal als bezahlt drinsteht, liegt es an einem Werkzeug, das sich nie meldet. Für eine oder zwei Wohnungen steht der ganze Fall in Mietverfolgung mit nur 1 oder 2 Immobilien, und die kostenlose Option ist eine App für Mieteingänge, die dreißig Sekunden im Monat braucht.

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