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Excel-Vorlage für die Ferienwohnung: Einnahmen, Ausgaben und Provisionen

13. August 2026 · 7 Min. Lesezeit

Airbnb zeigt 540 €, und Sie schreiben 540 € in die Zeile. Diesen Fehler schleppen fast alle Vorlagen für Ferienwohnungen mit, die gratis im Netz stehen: Preis des Aufenthalts, berechnete Reinigung und Kurtaxe landen in derselben Spalte, obwohl sich die drei Beträge völlig unterschiedlich verhalten. Am Jahresende stimmt die Tabelle mit sich selbst überein — und nicht mit Ihrem Konto.

Diese Vorlage trennt die drei, zieht die Provision des gewählten Kanals ab und liefert die Übersicht pro Objekt und pro Kanal. Download direkt hier, ohne E-Mail-Adresse und ohne Registrierung.

Was steckt in der Excel-Vorlage für Ferienwohnungen?

RentDue liefert eine einzige Datei mit fünf Blättern: Anleitung, Buchungen, Ausgaben, Übersicht und Listen. Hinein passt ein ganzes Jahr mit zwei oder drei Objekten — 400 Buchungen und 600 Ausgaben. Formeln sind gesetzt, Auswahllisten stehen, und die drei Beispielzeilen löschen Sie, sobald Sie das Prinzip verstanden haben.

• Buchungen. Eine Zeile pro Aufenthalt: Objekt, Kanal, Daten, Preis, Reinigung, Kurtaxe und ob schon gezahlt wurde. Nächte, Provision in Euro und Ihr Netto rechnet das Blatt selbst.
• Ausgaben. Datum, Objekt, Kategorie, Anbieter, Betrag und Belegnummer, mit dreizehn fertigen Kategorien im Auswahlfeld.
• Übersicht. Monat für Monat im gewählten Jahr, dazu die Auswertung pro Objekt und — das bringt fast keine Vorlage mit — die Auswertung pro Kanal, inklusive der Provision, die Sie jedem einzelnen gezahlt haben.
• Listen. Ihre Objekte und der Provisionssatz jedes Kanals. Das ist das einzige Blatt, das eingerichtet wird, und es dauert zwei Minuten.

Warum zählt die Reinigungsgebühr zur Provision und die Kurtaxe nicht?

Reinigungsgebühren, die Sie dem Gast berechnen, gehören zu dem Betrag, auf den der Kanal seine Provision rechnet — deshalb addiert die Vorlage sie vorher. Bei der Kurtaxe ist es umgekehrt: Sie kassieren sie für die Gemeinde, sie kommt herein und geht wieder heraus, und darum steht sie außerhalb Ihres Nettos und hat eine eigene Summe.

Praktisch heißt das zweierlei, und beides ist unangenehm: Wer die Reinigungsgebühr anhebt, um einen niedrigen Übernachtungspreis auszugleichen, hebt damit auch die Provision an. Und wer die Kurtaxe als Einnahme verbucht, bläht seinen Gewinn mit Geld auf, das er wieder abführen muss — meist genau dann, wenn es schon ausgegeben ist.

Was bleibt von einer Buchung über 540 € übrig?

Von einer Buchung über 540 € — 480 € Aufenthalt plus 60 € Reinigung — bleiben Ihnen zwischen 459 € und 540 €, je nachdem, über welchen Kanal sie kommt. Zwischen dem teuersten Kanal und einer Direktbuchung liegen 81 € in einer einzigen Buchung, und die Vorlage von RentDue rechnet das beim Kanalwechsel selbst.

Das sind die Sätze, die die Plattformen veröffentlichen — nicht die, die für Sie gelten. Airbnb erklärt seine zwei Gebührenmodelle in der Übersicht zu den Servicegebühren, Vrbo beschreibt sein Modell pro Buchung im Hilfebereich; die 15 % von Booking.com sind in vielen Märkten der Ausgangswert, entscheidend ist Ihr Vertrag. Genau deshalb stehen die Prozentsätze auf einem eigenen Blatt und werden einmal für das ganze Jahr geändert.

Bei zwanzig Aufenthalten im Jahr sind diese 81 € Unterschied pro Buchung 1.620 €. Das ist der Grund, warum die Kanal-Tabelle in der Übersicht mehr wert ist als die Gesamtsumme: die Summe sagt, wie viel hereinkam, die Kanal-Tabelle sagt, wem Sie es gezahlt haben.

Wie tragen Sie eine Buchung ein, Schritt für Schritt?

Eine Buchung sind vier Angaben und zwei Sekunden: Objekt, Kanal, Daten, Betrag. Den Rest macht das Blatt — Nächte, Provision in Euro und Ihr Netto —, weil der Prozentsatz des Kanals aus dem Blatt „Listen“ kommt. Hier stehen alle fünf Schritte, die erste Einrichtung eingerechnet:

1. Im Blatt Listen tragen Sie die Namen Ihrer Objekte ein und passen den Prozentsatz jedes Kanals an den an, der für Sie wirklich gilt.
2. Löschen Sie die drei Beispielzeilen in Buchungen und die vier in Ausgaben (sie tragen „BEISPIEL“ in der Notizspalte).
3. In Buchungen eine Zeile pro Aufenthalt. Objekt und Kanal aus dem Auswahlfeld, dann An- und Abreise, Preis und Reinigung.
4. Setzen Sie „Bezahlt?“, wenn das Geld da ist, und tragen Sie das Datum ein. Die Übersicht summiert die offenen Zahlungen getrennt.
5. In Übersicht das Jahr oben ändern, und alles rechnet sich neu: zwölf Monate, jedes Objekt, jeder Kanal.

Welche Spalten braucht Ihr Steuerberater?

Ihr Steuerberater braucht vier Dinge zu jedem Euro: Datum, Objekt, Zweck und Betrag, dazu einen auffindbaren Beleg. Genau in dieser Reihenfolge stehen die Spalten der Vorlage, und die Jahresübersicht zieht aus denselben Zellen, sodass im März nichts nachgebaut werden muss. Eine Steuerberatung ist dieser Artikel nicht.

Ob Ihre Ferienwohnung unter Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG fällt oder als gewerblicher Betrieb gilt, hängt an Ihren Zusatzleistungen und an der Art der Vermietung — das klärt Ihr Berater, nicht eine Tabelle. Die Spalte „Absetzbar?“ ist dafür gedacht, dass Sie markieren, was Sie dafür halten, und Ihr Berater eine kurze Liste prüft statt 300 Buchungen.

Ab wann wird die Umsatzsteuer für Sie zum Thema?

Umsatzsteuer wird zum Thema, sobald Sie die Kleinunternehmergrenze reißen: 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr oder 100.000 Euro im laufenden Jahr, so steht es in § 19 UStG. Bis dahin ist der Betrag einfach der Betrag; darüber gehören Nettobeträge in die Vorlage und die Umsatzsteuer in eine eigene Rechnung.

Diese beiden Grenzen gelten seit 2025 und stehen im Gesetzestext zu § 19 UStG nachlesbar. Wichtig ist die Asymmetrie, die viele übersehen: die 25.000 € schauen zurück, die 100.000 € nach vorn — wer sie mitten im Jahr überschreitet, wird ab diesem Moment steuerpflichtig, nicht erst im Januar darauf.

Wo hört eine Tabelle auf?

Eine Tabelle speichert kein Belegfoto, warnt nicht vor einer Doppelbuchung zwischen Kanälen und wird am Rechner ausgefüllt, Tage nachdem etwas passiert ist. Genau dort gehen die kleinen Ausgaben verloren. Bei drei oder vier Objekten sind es Hunderte Zeilen im Jahr, und die Vorlage wird zur Arbeit selbst.

Das ist kein Mangel dieser Vorlage, das ist die Decke des Formats. Verloren geht fast nie die Renovierung für 4.000 €: es sind die 12 € für Glühbirnen, die 30 € für den Schlüsseldienst und die 18 € für Waschmittel, samstags in bar bezahlt. Über ein Jahr summiert sind sie die Mehrheit Ihrer absetzbaren Kosten, und keine davon übersteht den Weg bis zum Schreibtisch.

Dafür haben wir RentDue Stays gebaut: dasselbe wie diese Vorlage, aber vom Handy und im Moment — Buchung in Sekunden eingetragen, Belegfoto dran, Netto pro Objekt und pro Kanal berechnet — und ohne Konto und ohne Internet, weil die Daten auf dem Telefon bleiben. Wenn die Vorlage reicht, bleiben Sie bei der Vorlage; dafür ist sie da.

Und wenn Sie zusätzlich langfristig vermieten?

Zwei verschiedene Geschäfte brauchen zwei verschiedene Werkzeuge. Langfristige Vermietung lebt von einer Frage — ist die Miete diesen Monat da? —, die Ferienwohnung von Buchungen und vom Gewinn je Aufenthalt. RentDue deckt den langen Teil ab, RentDue Stays die Ferienwohnung; beide laufen ohne Konto und ohne Internet.

Bei einer oder zwei langfristig vermieteten Wohnungen zeigt der Leitfaden zur Mietverwaltung mit 1 oder 2 Wohnungen, wo man anfängt, und RentDue ist bis zwei Objekte kostenlos.

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